Con la entrada de CABYS, el 1° de diciembre de 2020, se ha estado presentando un problema recurrente con el tema de rechazo de documentos por consecutivo.
Para iniciar, es necesario hacer un repaso de un tema básico, la composición de la clave numérica, la misma, es una cadena numérica de 50 dígitos, compuesta de la siguiente forma:
Teniendo la estructura clara, el problema que muchos han reportado se genera cuando el valor contenido en el campo consecutivo (F, posición 22 a 41), fue usado para una Cédula en particular anteriormente (E, posición 10 a 21).
El validador de la plataforma, consulta el consecutivo para la cédula y tipo de documento que se está enviando y no depende de la fecha (B,C,D, posición 4 a 9), ni de la clave de seguridad (H, posición 43 a 50), y si encuentra una coincidencia, lógicamente el documento será rechazado, pues ya existe en el sistema.
Habiendo expuesto lo anterior, si usted recibe el mensaje de respuesta por parte de Hacienda que el consecutivo ya fue usado, hay dos posibles soluciones al tema:
- La solución aplicando la lógica y que puede significar una gran cantidad de rechazo de documentos, es que si es un cliente que está cambiando de proveedor (es decir que es un cliente nuevo en su sistema), podríamos asumir que el proveedor anterior, por alguna razón ya uso ese número de consecutivo, y la solución lógica, seria que usted incremente el valor de dicho consecutivo en su sistema, hasta que tenga una aceptación de documento, pues sabemos que muchas veces el cliente no tiene idea cual fuel el ultimo valor que uso.
- La solución rápida, es cambiar la sucursal o casa matriz (que para Hacienda son lo mismo, depende del documento que se consulte) o bien la terminal o punto de venta.
¿Cuál de la dos aplicar?, queda a criterio de cada uno.
Por otro lado, si considera que este no es su caso, lo invito a que nos aporte la evidencia básica (logs, XML’s, JSON’s y cualquier otro material que aporte) en el chat de Telegram, a cualquiera de los compañeros abajo mencionados, esto con el fin de que podamos presentar la evidencia a los funcionarios de Hacienda.
Gracias a Diego Sanchez (@Tecnoinformatica_cr) y Didier Hernandez (@djhm24) por los aportes para este post y espero que les ayude a resolver sus problemas.
Marco (@mhs_costarica)